ส่องเทรนด์ Workplace 2030 ยุคแห่ง Paperless และ Data พื้นที่ทำงานเล็กล​ง แต่ต้องเพิ่มการมีส่วนร่วม

PAPERSPACE​ ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบพื้นที่สำนักงาน เปิดเผยถึงเทรนด์สถานที่ทำงานในปี 2030 ที่ทำงานจะมีขนาดเล็กลง ยืดหยุ่นมากขึ้น พื้นที่เท่าเดิมแต่รับคนได้มากขึ้น โต๊ะทำงานประจำจะหายไป พร้อมต้อนรับ ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) ที่จะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของสถานที่ทำงานในอนาคต  

คุณสมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ ผู้ร่วมก่อตั้ง เปเปอร์สเปซ (PAPERSPACE) ให้ข้อมูลว่า ไม่ใช่เพียงแค่ไลฟ์สไตล์ของผู้คนเท่านั้นที่เปลี่ยนแปลงไป แต่เทรนด์ของพื้นที่สำนักงาน (Workplace) ก็จะเปลี่ยนไปด้วย โดยเฉพาะพื้นที่ใช้สอยของสำนักงานที่จะมีขนาดเล็กลงอย่างเห็นได้ชัด และสามารถกระจายตัวไปตามสถานที่ต่างๆ เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการเดินทางวันละหลายชั่วโมง

แต่อาจจะทดแทนได้ด้วยการใช้อุปกรณ์สวมใส่แบบไฮเทค (Wearable device) ผสมผสานกับจอฉายภาพที่ทำให้สามารถติดต่อสื่อสารกับผู้ร่วมงานได้จากทุกที่ ขณะเดียวกันจะเห็นการใช้ปัญญาประดิษฐ์ หรือ Ai (Artificial Intelligence) เพื่อเป็นตัวกำหนดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมในแต่ละช่วงเวลา รวมไปถึงสามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานของพื้นที่ไปตามวัตถุประสงค์ในการใช้งานที่แตกต่างกันไปได้

ActivityBased Workplace ใช้พื้นที่อย่างคุ้มค่า 

“ในอีก 10 ปีข้างหน้า การเป็นประชากรของโลก หรือ Global Citizen จะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงทรัพยากรต่างๆ ได้ง่ายขึ้นจากทุกมุมโลก กำแพงความแตกต่างของภาษาจะพังทลายลง การออกแบบสำนักงานเพื่อให้เหมาะกับการทำงานในอนาคต ต้องคำนึงถึงไลฟ์สไตล์การทำงานที่จะเปลี่ยนไปอย่างมากเหล่านี้ด้วย ซึ่งหนึ่งในหลักการที่นักออกแบบพื้นที่สำนักงาน ในหลายประเทศทั่วโลกได้นำมาใช้ในขณะนี้เรียกว่า ActivityBased Workplace (ABW) หรือพื้นที่สำนักงานที่คำนึงถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริงเป็นหลัก” 

คุณปัทมวรรณ สถาพร แห่งมายด์แชร์​ ประเทศไทย และคุณสมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ แห่งเปเปอร์สเปซ

การออกแบบภายใต้แนวคิด​ ABW เป็นการออกแบบที่สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานในอนาคต และเป็นที่นิยมใช้กันทั่วโลก เพราะช่วยสร้างให้มีพื้นที่การทำงานที่ยืดหยุ่น คล่องตัว สำหรับการทำงานไร้กรอบในยุคดิจิทัล รองรับคนทำงานเพิ่มขึ้นโดยใช้ขนาดพื้นที่เท่าเดิม ซึ่งการมีทำงานที่ดีเป็นหนึ่งในโอกาสที่จะช่วยสร้างข้อได้เปรียบทางการแข่งขันและส่งผลให้ธุรกิจเติบโตได้ในอนาคต รวมทั้งช่วยดึงดูดพนักงานในกลุ่ม Talent ให้อยากมาร่วมงานในองค์กรมากขึ้นด้วย

สำหรับประเทศไทย หนึ่งในบริษัทชั้นนำ ที่ได้นำแนวคิด ABW มาใช้ในการออกแบบสำนักงานแล้ว คือ Mindshare Thailand ซึ่งเป็นเอเยนซี่ขนาดใหญ่ที่มีการทำงานร่วมกันทั่วโลก โดยสำนักงานประเทศไทยได้ทำการปรับปรุงพื้นที่สำนักงานครั้งใหญ่ให้มีความพร้อมสำหรับรูปแบบการทำงานในอนาคต และได้นำแนวคิด ABW มาปรับใช้ ผสมผสานกับการจัดสำนักงานแบบเดิม

“เปเปอร์สเปซเป็นผู้รีโนเวทพื้นที่ทำงานใหม่ของมายด์แชร์ ประเทศไทย ซึ่งก่อนออกแบบได้ทำการศึกษาพฤติกรรมการใช้งานในปัจจุบันอย่างละเอียด เพื่อใช้เป็นข้อมูลตั้งต้นในการออกแบบ รวมทั้งพูดคุยกับผู้บริหารองค์กร เพราะ​การจะออกแบบปรับปรุงสำนักงานให้ประสบความสำเร็จนั้น นักออกแบบกับผู้บริหารขององค์กรจะต้องมองเห็นภาพเดียวกัน ซึ่งผู้บริหารของ มายแชร์ ประเทศไทย ก็มีวิชั่น (Vision) ที่ต้องการ New Way of Working หรือการสร้างพื้นที่ทำงานที่สามารถรองรับการทำงานในอนาคต”

คุณปัทมวรรณ สถาพร กรรมการผู้จัดการ มายด์แชร์ ประเทศไทย (Mindshare Thailand) กล่าวว่า ในยุคที่อุตสาหกรรมถูกขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและเทคโนโลยี เอเยนซี่ระดับโลกอย่างมายด์แชร์ต้องปรับพื้นที่สำนักงานให้เหมาะกับการทำงานจริงและรองรับไปจนถึงอนาคตเพื่อให้เกิดผลสำเร็จสูงสุด

“พนักงานมายด์แชร์ถือเป็นคนทำงานยุคดิจิทัลที่ไร้กรอบ ต้องการความรวดเร็วในการทำงาน และการทำงานแบบทีมเวิร์ค รวมทั้งต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลเพื่อนำมาต่อยอดสำหรับการผลิตผลงาน หรือสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน จึงมีโจทย์สำคัญสำหรับพื้นที่ทำงานที่จะต้องเข้ากับวิถีของทีมงาน และเพิ่มขีดความสามารถ สร้างความคิดสร้างสรรค์ เกิดการต่อยอดทางความคิด และนำเสนอสิ่งที่ดีที่สุดให้กับลูกค้าได้ จึงต้องการพื้นที่ทำงานที่ตอบโจทย์การทำงานในอนาคต ทำให้พนักงานปัจจุบันมีความภาคภูมิใจที่ได้ทำงานที่นี่และอยากทำงานต่อไป  รวมไปถึงการดึงดูดคนที่มีความสามารถจากที่อื่นให้อยากเข้ามาร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร”

คุณปัทมวรรณ อธิบายถึงการทำงานของมายด์แชร์ ประเทศไทย จะยึดตามหลัก Agile หรือการทำงานแบบกระจายเพื่อการทำงานที่รวดเร็ว ลดการทำงานที่เป็นขั้นตอนและงานด้านเอกสารลง สร้างการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน ลดการแบ่งลำดับขั้นของพนักงานเพื่อให้ได้การปฏิสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกว่าเดิม เกิดการแบ่งปันและเรียนรู้กันภายในทีมและระหว่างทีมมากขึ้น ภายใต้คอนเซ็ปต์ ‘Client-centric team’ ซึ่งยึดลูกค้าเป็นจุดศูนย์กลางเพื่อนำเสนอโซลูชั่นส์ด้านการตลาดที่แข็งแกร่งในทุกด้าน โดยพนักงานของแต่ละทีมจะได้มีโอกาสร่วมมือและเรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญในทีมด้วย ส่งผลให้ทุกคนทำงานได้ดีขึ้นและช่วยพัฒนาธุรกิจของลูกค้าได้อย่างเต็มที่

เวลาเปลี่ยน โลกเปลี่ยน รูปแบบการทำงานก็ต้องเปลี่ยน

ออฟฟิศของมายด์แชร์ถูกออกแบบมาตั้งแต่ 10 ปีที่แล้ว ซึ่งขณะนั้นวิธีการทำงานแตกต่างจากปัจจุบันค่อนข้างมาก  ปัจจุบันพนักงานมายด์แชร์ต้องการความคล่องตัวและยืดหยุ่นในการทำงาน ด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นทำให้ไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานอยู่แค่โต๊ะทำงานส่วนตัวอีกต่อไป อีกทั้งการเพิ่มขึ้นของจำนวนพนักงานในช่วงหลายปีที่ผ่านมา จึงต้องออกแบบสำนักงานแห่งใหม่ของมายด์แชร์ให้รองรับปัจจัยเหล่านี้ได้ ภายใต้ข้อจำกัดในเรื่องพื้นที่ ที่ยังต้องใช้พื้นที่เดิมและในขนาดของพื้นที่ที่เท่าเดิมเช่นเดียวกัน

การออกแบบของเปเปอร์สเปซ เริ่มจากการวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงาน กิจวัตรประจำวัน และเป้าหมายของผู้บริหารองค์กรที่ต้องการให้พนักงานแต่ละแผนกมีปฏิสัมพันธ์กันมากกว่าเดิม พื้นที่ของสำนักงานใหม่ต้องสามารถรองรับจำนวนพนักงานได้มากขึ้น แต่ไม่ต้องขยายพื้นที่ เกิดวัฒนธรรมองค์กรใหม่ที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

“ปัญหาหลักๆ ที่พบคือความแออัดของที่นั่ง รวมไปถึงรูปแบบการจัดสำนักงานที่ไม่สอดคล้องกับการทำงานในปัจจุบัน โต๊ะทำงานใหม่จึงถูกออกแบบให้มีขนาดเล็กลงเพื่อรองรับยุคดิจิทัลและเอื้อต่อการใช้งานเทคโนโลยีได้สะดวกขึ้น แตกต่างจากในอดีตที่ต้องการโต๊ะทำงานขนาดใหญ่ เพราะจำเป็นต้องวางเอกสารจำนวนมากบนโต๊ะ”

รวมทั้งยังเปลี่ยนจากที่เคยต้องมีโต๊ะทำงานประจำให้กับพนักงานทุกคน มาเป็นการเตรียมพื้นที่ทำงานในรูปแบบที่หลากหลาย ตั้งแต่โต๊ะทำงานประจำ (Fixed desk) สำหรับตำแหน่งที่ต้องนั่งทำงานกับโต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการเงิน บัญชี หรือฝ่ายบุคคล ส่วนตำแหน่งที่ไม่จำเป็นต้องทำงานที่โต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการตลาด หรือฝ่ายขาย จะถูกเตรียมพื้นที่ทำงานที่หลากหลายไว้ เช่น Hotdesk, Phonebooth, Meeting pod คล้ายๆ กับใน Co-working space เพื่อให้พนักงานสามารถเลือกใช้งานพื้นที่ได้ตามความต้องการในช่วงเวลาต่างๆ ของวันได้อย่างคล่องตัว

การออกแบบโดยยึด ABW ทำให้สามารถใช้พื้นที่ทุกตารางเมตรในสำนักงานได้อย่างเกิดประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการออกแบบพื้นที่ให้รองรับการใช้งาน รวมทั้งปรับปรุงสีสัน แสงสว่าง และบรรยากาศ ​ที่เอื้อให้เกิดการทำงานร่วมกัน (Collaboration) ของพนักงานมากขึ้นกว่าที่ผ่านมา สร้างฟังก์ชั่นที่เหมาะสมใช้งานได้จริงเพื่อให้พนักงานอยากมาใช้งานมากขึ้น อาทิ มุมพบปะพูดคุย มุมกาแฟ พื้นที่สันทนาการ ห้องออกกำลังกาย สามารถปรับให้เป็นห้องประชุมทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการได้ ท้ายที่สุดจะนำมาซึ่งการพัฒนาการทำงานของทั้งองค์กรให้ดีขึ้น เพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงาน เกิดการทำงานแบบโปรแอคทีฟ (Proactive) เป็นต้น

ขณะที่ผลตอบรับของพนักงานหลังการปรับปรุงพบว่า พนักงานส่วนใหญ่ตอบรับไปในทางที่ดี ทั้งเรื่องของปฏิสัมพันธ์ระหว่างทีมต่างๆ ที่ดีขึ้น รวมถึงความยืดหยุ่นของการทำงานที่คล่องตัวขึ้น  นอกจากนี้ยังได้เสียงตอบรับที่ดีมากจากผู้บริหารจากหลายประเทศว่า มายแชร์ ประเทศไทย เป็นสำนักงานที่ดีที่สุดแห่งหนึ่งของมายแชร์ทั่วโลก

ในแง่ของพนักงาน ทุกคนจะรู้สึกว่าที่ทำงานเป็นบ้านหลังที่สอง และส่งผลต่อการทำงานที่ดี​ ด้วยการออกแบบพื้นที่ที่ช่วยทลายกำแพงความเป็นส่วนตัวสู่การเป็นครอบครัวใหญ่ อาทิ การใช้พื้นที่นั่งเล่นขนาดใหญ่ ห้องสำหรับคุณแม่คนใหม่ (ห้องให้นมบุตร) และการเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม อย่างโครงการ #PurpleGoGreen ปัจจุบันโถงกลางที่ปรับปรุงใหม่ทำหน้าที่เป็นเหมือนห้องรับแขกและเป็นศูนย์การจัดกิจกรรมต่างๆ ของมายด์แชร์ พนักงานสามารถพบปะและรู้จักกันมากขึ้นในบรรยากาศที่เป็นกันเอง และเป็นที่ๆ ทุกคนเป็นครอบครัวสีม่วงที่เดินทางไปพร้อมๆกัน

จะเห็นได้ว่า แม้จะมีกระแสการทำงานที่บ้าน ทำงานนอกสถานที่ แต่ไม่ว่าอย่างไรโลกอนาคตก็จะยังคงต้องมีสำนักงานอยู่ต่อไป เพียงแค่เป็นการปรับรูปแบบให้เหมาะสมกับยุคของ Paperless และการใช้ข้อมูล (Data) ขนาดของสำนักงานที่เล็กลงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น หรือบางบริษัทไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ทำงานเป็นของตัวเอง แต่ยังต้องมีโค-เวิร์คกิ้งสเปซ (Co-working space) เพื่อให้พนักงานในองค์กรได้มาพบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนแนวคิดเพื่อพัฒนาสิ่งต่างๆ เพราะพื้นที่ทำงานที่ส่งเสริมการทำงานของพนักงาน ย่อมส่งผลให้ประสิทธิภาพงานทำงานดีขึ้น สุดท้ายก็จะส่งผลต่อศักยภาพในการดำเนินธุรกิจให้เติบโตในอนาคตได้ด้วยเช่นเดียวกัน