8 วิธีเตรียมตัว เมื่อยุค Work From Home ใกล้เข้ามาทุกที

ดูเหมือนว่าการย้ายตัวเองจากมนุษย์ออฟฟิศมาสู่การทำงานจากที่บ้านจะกลายเป็นสิ่งที่ได้รับการพูดถึงมากขึ้นในช่วงเวลานี้ ประกอบกับการได้เห็นบริษัทระดับโลกอย่าง Google, Microsoft, Twitter, Apple, Amazon, Chevron ฯลฯ ได้เริ่มนำมาปรับใช้กับพนักงานของตัวเอง ก็อาจทำให้บริษัทน้อยใหญ่ในประเทศไทยเริ่มมองการประกาศ Work From Home ไว้เป็นตัวเลือกสำหรับรับมือการแพร่ระบาดของไวรัส Covid-19 กันมากขึ้น

แต่ในความเป็นจริงอาจไม่ได้ง่ายแบบนั้น แม้ว่าจะเห็นชื่อบริษัทที่เราคุ้นเคยทำได้สำเร็จกันอย่างง่ายดาย เพราะในอีกมุมหนึ่ง บริษัทเหล่านี้คือบริษัทที่มีเทคโนโลยีของตัวเอง และวางระบบงานไว้บนโลกออนไลน์ตั้งแต่ต้น ซึ่งธุรกิจในบ้านเราอาจไม่ได้ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการมากนัก

ดึงงานขึ้นออนไลน์

ด้วยเหตุนี้ สำหรับบริษัท หรือแผนกที่ยังไม่เคยคิดถึงการทำงานในลักษณะ Work From Home มาก่อนเลย (เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ ฯลฯ) อาจเริ่มต้นจากการมองว่าจะปรับเปลี่ยนอย่างไรให้งานของเรายังเดินต่อไปได้แม้ไม่ได้เข้ามาเจอกันทุกวัน เช่น การติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติมเพื่อให้งานสามารถทำได้เสร็จสิ้นผ่านระบบออนไลน์ หรือการเปลี่ยนจาก PC เป็นคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊กแทนเพื่อให้พนักงานพกพากลับไปทำที่บ้านได้ เป็นต้น

วางแผนการติดต่อสื่อสาร

ในส่วนของการติดต่อสื่อสารก็สำคัญ หลายบริษัทที่อาจไม่มีเวลาศึกษาเทคโนโลยีมากนัก อาจลองใช้โปรแกรมแชทที่มีในโทรศัพท์มือถือ หรือ Windows 10 มาช่วยในการคุยงานแทนกันไปก่อนได้ เช่น Facebook Messenger, LINE, Hangouts (อยู่ใน G suite), Skype, Microsoft Teams ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้นอกจากจะโทรคุยแบบ 1 ต่อ 1 แล้ว ยังสามารถประชุมแบบกลุ่มได้ด้วย ซึ่งในกรณีของ Facebook Messenger, LINE และ Hangouts นั้น สามารถตั้งกรุ๊ปคอลล์กันได้กว่า 200 สายเลยทีเดียว

จัดพื้นที่พิเศษ

ส่วนบริษัทที่ไม่สามารถนำทุกงานขึ้นไปอยู่บนระบบออนไลน์ได้จริง ๆ สิ่งที่ต้องทำในกรณีที่เกิดวิกฤติก็คือการจัดเตรียมพื้นที่พิเศษให้พนักงานมานั่งทำงานรวมกันเพื่อให้ธุรกิจยังเดินต่อไปได้ และวิเคราะห์ว่าในพื้นที่แห่งนั้นจำเป็นต้องมีทรัพยากรใดบ้างให้พนักงานได้ใช้งาน หรือต้องเปิดระบบ-ฐานข้อมูลใดบ้างให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้

เฝ้าระวังทรัพย์สินของบริษัท

สิ่งที่ต้องเตรียมใจสำหรับผู้ประกอบการก็คือ การประกาศ Work From Home มักไม่เกิดในสถานการณ์ปกติ หลาย ๆ ครั้งมันคือวิกฤติที่กระทบต่อสถานะทางการเงิน หรือทรัพย์สินของบริษัทด้วยเช่นกัน ดังนั้นจึงควรมีทีมพิเศษที่สามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ราชการในพื้นที่ได้ด้วย เพื่อให้สามารถรับทราบข่าวสารและนำไปสู่การตัดสินใจได้อย่างทันท่วงที

สำหรับพนักงานก็ต้องการการเตรียมตัวเช่นกัน ซึ่งคนที่เคยทำงานออฟฟิศมาเนิ่นนานอาจเริ่มได้ดังนี้

สร้างพื้นที่สำหรับการทำงาน

สำหรับคนที่ไม่เคยทำงานที่บ้าน สิ่งแรกที่ต้องทำคือการหาพื้นที่ที่เราสามารถนั่งทำงานได้อย่างมีสมาธิ เช่น อาจเป็นที่โต๊ะกินข้าว หรือตั้งโต๊ะญี่ปุ่นที่มุมเล็ก ๆ ของห้อง บางคนอาจถนัดที่ระเบียงหลังบ้าน ฯลฯ ข้อเดียวที่ต้องมั่นใจในการเลือกที่นั่งก็คือ ถ้าไปนั่งแล้วอย่าให้กลายเป็นมุมพักผ่อน หรือเป็นมุมที่มีแต่คนมากวนใจจะดีที่สุด

จัดระเบียบรูปแบบการสื่อสารให้ได้

สำหรับคนที่นั่งทำงานในออฟฟิศมาจนเคยชิน การจะหันไปปรึกษาหัวหน้า หรือเพื่อนร่วมงานมักเกิดขึ้นได้โดยง่าย เพราะว่าก็นั่งอยู่ในละแวกเดียวกัน แต่สำหรับการทำงานแบบ Work From Home เราอาจต้องจัดระเบียบรูปแบบการสื่อสารเสียใหม่ และต้องแน่ใจว่ายังสื่อสารกับหัวหน้างานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับคนที่มองว่าการพูดคุยแบบเห็นหน้าเป็นเรื่องสำคัญ ปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้เราทำวิดีโอคอลล์กับหัวหน้าได้ไม่ต่างกับที่เราอยู่ที่ทำงาน เช่น Facebook Messenger, LINE, Hangouts ฯลฯ แต่ถ้ากังวลเรื่องความเป็นส่วนตัว ไม่อยากให้ภาพของตัวบ้านถูกเผยแพร่ออกไปให้คนอื่นได้เห็น ก็อาจจะใช้โทรแค่เสียงก็ได้เช่นกัน ซึ่งการจะโทรศัพท์เพื่อคุยงานในระหว่างที่นโยบาย Work From Home บังคับใช้ ควรส่งข้อความไปนัดหมายล่วงหน้าก่อนจะดีกว่าโทรไปเลย เพราะอีกฝ่ายอาจไม่สะดวกในเวลานั้นก็ได้

กำหนดเวลาการทำงาน

แม้ว่า Work From Home ไม่ใช่ Vacation Time แต่ในอีกด้านหนึ่ง Work From Home ก็ไม่ใช่การทำงานจนเรากลายเป็นพนักงาน 7-11 เช่นกัน

จากกิจวัตรประจำวันของพนักงานออฟฟิศที่จะมี Office Hour คอยกำหนดเวลาในการทำงาน เมื่อเปลี่ยนมาเป็น Work From Home และหากออฟฟิศไม่ได้กำหนดเวลาเริ่มต้นทำงานเอาไว้ (เพราะบางตำแหน่งงานอาจไม่สามารถกำหนดได้) เราก็อาจกำหนดเวลาคร่าว ๆ ของตัวเอง และรักษาเวลานั้นให้ดี เช่น การตั้งค่าว่าจะทำงานระหว่าง 9.00 – 17.00 น. ส่วนเวลาหลังจากนั้นขอให้เป็นเวลาสำหรับตัวเองและคนรอบข้างบ้าง อย่าปล่อยให้งานเข้ามาครอบงำจนเรากลายเป็น 7-11 ที่ต้องพร้อมตลอด 24 ชั่วโมง รวมถึงการสั่งงานผ่านอีเมลที่ควรจะลด ละ เลิก หากเป็นเวลาที่ดึกเกินพอดี เช่น 22.00 น.

มืออาชีพแม้จะมีเด็ก ๆ วิ่งเล่น

สำหรับคนทำงานที่มีลูก ช่วงนี้อาจปวดหัวคูณสอง เพราะคอร์สเรียนช่วงซัมเมอร์ยกเลิกกันเป็นแถว งานนี้ การ Work From Home จึงอาจหมายถึงการต้องเลี้ยงลูกอยู่กับบ้านไปด้วย แน่นอนว่า การทำงานในบ้านที่มีเด็กไม่ใช่เรื่องง่าย ทางแก้ที่หลายคนเคยใช้กันคือ

  • – พยายามตื่นมาทำงานตอนเช้าก่อนที่ลูกจะตื่น หรือไม่ก็ทำงานตอนดึกที่ลูกหลับไปแล้ว
  • – สื่อสารกับหัวหน้าให้เข้าใจว่าสถานการณ์ของเราเป็นอย่างไร หรือถ้าต้องโทรศัพท์ บางทีอาจนัดคุยเวลาเย็นแทนที่จะนัดในช่วงกลางวัน
  • – ถ้าไม่มีตัวช่วย เช่น สามี หรือญาติ ในการดูแลเด็ก อาจต้องบอกที่ทำงานว่า สถานการณ์ที่คุณเจอที่บ้านคืออะไร และขอให้หัวหน้าอย่าเพิ่งรำคาญ หรือคิดว่าคุณไม่ใช่มืออาชีพเวลาโทรมาสั่งงานแล้วเจอเสียงเด็กร้องลั่น
  • – เตรียมอุปกรณ์เอนเตอร์เทนลูกให้พร้อม
  • – ทำงานบนแพลตฟอร์มที่ทำได้หลาย ๆ อุปกรณ์ เช่น ทำงานบนเครื่องมือของกูเกิล ซึ่งความสะดวกก็คือ กรณีต้องละจากคอมพิวเตอร์ก็ยังสามารถเข้าถึงไฟล์งานได้จากบนสมาร์ทโฟนได้ เป็นต้น

สำหรับคนที่กังวลเรื่องการ Work From Home เคยมีงานวิจัยของบริษัทชื่อ FlexJobs สำรวจพนักงาน 7,000 คนเกี่ยวกับการทำงานโดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศพบว่า 65% รู้สึกว่าตัวเองมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะไม่ต้องถูกเพื่อนร่วมงานคอยขัดจังหวะเหมือนสมัยทำงานในออฟฟิศ อีกทั้งยังไม่ต้องกังวลเรื่องปัญหาการเมืองในที่ทำงาน และไม่เครียดจากปัญหาจราจรด้วย

แต่นอกจากข้อดีของการทำงานจากที่บ้านแล้ว ในอีกด้าน สิ่งที่พนักงานออฟฟิศมักจะประสบกันจากการทำงานในลักษณะนี้ก็คือความเหงา รู้สึกห่างเหินกับเพื่อนพนักงานคนอื่น ๆ ซึ่งอาจไม่เป็นผลดีเท่าไร สิ่งที่ออฟฟิศ โดยเฉพาะหัวหน้าทีมสามารถทำได้จึงเป็นการสร้างบรรยากาศบนโลกออนไลน์ให้ครึกครื้น เช่น การอวยพรวันเกิดเพื่อนร่วมงาน, การตั้งเป้าหมายให้กับทีม ฯลฯ นั่นเอง

Source

Source

Source